A lire avant tous dépot de demande d'exposition

[le président]

Merci de votre intérêt, afin de pouvoir répondre favorablement à toutes les demandes d'exposition, il vous faudra satisfaire à quelques exigences de l'association et de notre assureur.

Motivation de la demande
Organiser une exposition nécessite que cette démarche ne résulte pas d'une initiative isolée mais d'un projet collectif (établissement, municipalité, association...) afin que le montage financier et organisationnel soit réaliste. Il faudra des ressources humaines pour le déchargement, la surveillance, le rangement de l'exposition et le nettoyage de la salle.

Coût de l'exposition
Nous militons pour l'accès à la culture pour tous et de façon gratuite, c'est pourquoi nous préférons nous projeter sur des entrées gratuites ouvertes au public. Nous sommes une association à but non lucratif et nous ne demandons donc comme financement uniquement de quoi amortir les coûts engendrés par l'exposition (assurance de l'exposition, frais de location d'un camion pour l'acheminement du matériel, carburant, péages, achat de vitrine ou mannequin si besoin...). Le budget dépend de l'importance de l'exposition et de la situation géographique.
Notre assurance garantit le vol et la dégradation si la surveillance était effective mais il reste à la charge du mandant une franchise de 300€ en cas de sinistre. Nous demandons un chèque de caution qui ne sera encaisser et rendu à la fin de l'exposition. En cas de sinistre nous encaisserons le chèque correspondant à la franchise ou restituerons le résiduel s'il s'agit d'un vol ou dégradation inférieur à 300€
Le versement de la somme due pour l'exposition sera demandé avant ou au moment de l'installation de l'exposition.

Local d'accueil
Il ne peut s'agir d'une pièce de passage comme un hall d'entrée ou un palier. Pour des raisons de sécurité il nous faut une pièce fermée, sécurisée (fermeture 3 points et alarme si possible) et aux normes (électricité, accessibilité).
Cette pièce doit disposer d'un éclairage suffisant.
Il faudra des tables pour poser les vitrines, des grilles pour accrocher les affiches de l'ONAC en fonction des thèmes de l'exposition et des chaises pour les visiteurs.

Réservation des supports pédagogiques de l'ONAC ou des médiathèques
Celle-ci sera effectuée très à l'avance auprès des organismes concernés et les supports devront être montés avant notre installation.

Surveillance
Cette dernière sera assurée par des permanenciers majeurs et attentifs, la surveillance, les dégradations et les vols en dépendront. Il faudra au minimum une personne en permanence dans la salle d'exposition. Il faudra veiller à avoir assez de personnels pour faire des roulements réguliers car ces temps peuvent être contraignants et longs.

Disponibilité
Nous sommes uniquement des bénévoles et exerçons tous une activité professionnelle. Nous ne pourrons donc installer et ranger l'exposition que sur des week-end.
Il faudra organiser au moins deux réunions de travail pour préparer le projet. La première se fera de préférence un an avant les dates prévues et la dernière quelques semaines avant l'échéance.
Nous contractualiserons ce projet par un convention entre les différents partenaires. Nous y définirons les engagements de chacun: le thème, les dates, les locaux, la surveillance, le budget....
Ce document devra nous être retourné a minima un mois avant l'installation et nous permettra de fournir une attestation d'assurance.

Communication
La publicité, les affiches, les contacts avec les médias et l'inauguration sera à la charge de l'organisme qui demande l'exposition. Il sera bon de penser à inviter les autorités civiles et militaires, les maisons de retraite et les établissements scolaires du secteur.

Visite guidée
En fonction de l'éloignement, nous pouvons essayer de réaliser des visites lors de la présence de groupe important (en plus de la présence des permanenciers). Nous proposons aussi à l'ensemble des surveillants une visite guidée à la fin de l'installation pour les informer et les préparer aux questions les plus fréquentes. Il est possible d'enregistrer ou de filmer notre intervention afin de la remettre aux absents ou de la revoir ultérieurement. Nous sommes disponibles téléphoniquement pour les questions plus pertinentes.